¿Qué es el voice picking y cómo se aplica en las operaciones logísticas?
Es una tecnología de surtido dirigido por voz que a través de unos audífonos con micrófono y un dispositivo móvil, les dicta a los operadores del almacén las instrucciones de cada tarea que deben completar.
Este sistema ofrece ventajas interesantes, de las que destacan tanto su facilidad de utilización como su rapidez en las operaciones de pick en el almacén, además de incrementar la productividad general, porque se enfoca en el número exacto de elementos que se deben surtir y qué deben hacer con ellos.
Y cada vez son más los gerentes encargados de la distribución y de la cadena de suministro de las empresas que necesitan soluciones a los problemas comerciales que se les plantean a diario, ya que sus principales preocupaciones suelen centrarse en la reducción del gasto y la mejora de las operaciones.
¿Para qué sirve esta tecnología?
Dentro de los macro almacenes, el voice picking incrementa la productividad porque al recibir instrucciones por voz, los operadores tienen sus manos libres para realizar con precisión los movimientos que requiere el surtido, sin perder tiempo ni esfuerzo en leer listas de surtido, marcar entradas y salidas de mercancía o seleccionar los pedidos con un escáner.
¿Cómo funciona?
Mientras el operador se traslada por el almacén o centro de distribución, recibe un mensaje por voz que le indica a qué pasillo debe dirigirse. Una vez que llega, le confirma esto al sistema mediante su voz.
Después, recibe instrucciones de dirigirse a un estante específico en el pasillo y confirma cuando ya está ahí. Paso por paso, el sistema de voz dicta la cantidad de unidades que debe surtir el operador, y éste expresa en voz alta cuántas unidades seleccionó cuando termina la tarea.
Así, los operadores recorren el almacén y el sistema de voice picking filtra las dificultades de surtido y simplifica el proceso para los empleados del almacén, a través del dispositivo electrónico que lleva puesto el operador y que recibe una señal de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), de un WMS (Warehouse Management System) o de cualquier otro sistema a través de la red de wifi.
La tecnología del dispositivo traduce el mensaje a voz, en el idioma configurado y una vez completada la tarea, el surtidor se lo comunica al dispositivo mediante el uso de su voz.
Así, el sistema de voz traduce este mensaje de nuevo y lo envía de regreso al sistema general del almacén para registrar que la actividad fue completada, y este ciclo se repite cuantas veces sea necesario, dependiendo del tamaño del surtido.
¿Cómo se puede aplicar en procesos logísticos?
Si se analiza el proceso tradicional de gestión de pedidos, se observa que la mayoría de los errores suceden por distracciones durante la manipulación o el etiquetado de los productos seleccionados.
Pero actualmente se ha comprobado que los errores pueden reducirse hasta en 80 % usando voice picking, lo que además aumenta la productividad y la comodidad del trabajador en 20 % porque los métodos tradicionales de etiquetado en folio y posterior escaneado conllevan mucho tiempo por parte de los operadores.
Y con el uso de voice picking se reducen los tiempos de gestión dentro del almacén, puesto que esta tecnología solo requiere un poco de entrenamiento, y al haber menos errores en la preparación de los pedidos, se reducen también las devoluciones y la empresa gana en precisión y productividad.
Por otra parte, dentro de la operaciones logísticas en los almacenes, el voice picking asiste en los procesos de reabastecimiento, distribución, almacenaje, conteo de inventario, consolidación y embarque de la siguiente manera:
1) Reabastecimiento: En esta parte del proceso de surtido, los operadores deben tener disponibles los productos a seleccionar y seguir las instrucciones para reabastecer los racks y que los productos no se terminen.
El voice picking le indica qué cajas o productos debe llevar a los racks de surtido y en qué orden debe acomodarlos, y en vez de escanear un código de barras para confirmar que están cumpliendo con las instrucciones, sólo confirma que lo hizo al leer en voz alta el código abreviado que está impreso en cada rack.
2) Distribución o Put-to-Store: Este paso dentro del proceso de surtido tiene una tasa de error alta, debido a que los operadores deben seguir una larga lista de pasos para completar cada paquete y ahí es donde más se equivocan, porque tienen que hacer recorridos por todo el almacén y asegurarse de que están en la ubicación correcta para tomar los productos indicados.
El voice picking mapea el recorrido del almacén para que los operadores puedan surtir varios pedidos en un solo viaje, sin repetir pasillos o racks, porque el sistema de voz les dice hacia dónde deben dirigirse.
Una vez que el operador llega a cada pasillo, lee en voz alta el código verificador del rack en el que se encuentra el producto y confirma la cantidad de unidades que incluyó en cada pedido.
Con esto, el sistema registra que el paquete está en proceso de completarse y actualiza los niveles de inventario.
3) Almacenaje: Dentro de cada almacén, los productos se organizan de acuerdo a la planificación que se hace para facilitar su acceso a ellos, dependiendo de la demanda y de las operaciones diarias.
El voice picking le indica al operador qué pallet debe tomar de la zona de recibo del producto, leer o escanear el LPN (License Plate Number) impreso en el pallet para confirmar que va a almacenar la pieza correcta.
Luego, el sistema de voz le indica hacía dónde debe dirigirse para acomodar la mercancía recibida, basándose en el método de organización planificado previamente.
4) Conteo de inventario: Para realizar un surtido eficaz, es importante conocer la ubicación exacta y el inventario de cada uno de los productos que hay en el almacén, porque los productos pueden ser movidos de sus ubicaciones correctas y se pierde exactitud en la información de los sistemas del almacén.
Para obtener una mayor visibilidad del inventario, las empresas despliegan conteos totales que suelen costar tiempo y dinero, ya que requieren la contribución de la mayor parte de los operadores.
Una alternativa para reducir la cantidad de conteos totales al año es el conteo cíclico, donde los operadores en sus actividades de surtido diarias, reciben del voice picking instrucciones de contar los productos o cajas que hay en los racks.
Para evitar sesgos y el registro de información falsa, el sistema de voice picking plantea una pregunta abierta como ¿Qué producto está almacenado en este rack? y el operador expresa la cantidad de productos o el tipo de ellos que encuentra.
Posteriormente, un WMS o sistema ERP puede verificar que estos datos coincidan con la información que está registrada en el sistema del almacén.
Si no es así, el software envía a un segundo operador para realizar el mismo ejercicio y validar que los productos realmente están ubicados o contabilizados correctamente.
5) Consolidación: En este paso del proceso, hay operadores encargados de consolidar cuidadosamente cada pedido al empacar las cajas en los pallets adecuados o al colocarlas en los embarques correspondientes, y la tecnología de voice picking les indica a los encargados de la consolidación qué cajas van en cada pallet o embarque.
Luego el operador repite en voz alta el código impreso en la etiqueta de la caja y el sistema responde en qué pallet o en qué punto del embarque debe colocarla, y así el operador puede juntar todas las cajas de un pedido hasta completar todos los embarques.
6) Embarque: Los pedidos del surtido siempre se dirigen al área de staging, donde se empacan y quedan listos para ser embarcados.
Después de completar un pedido, un WMS determina en qué área de staging debe colocarse, dependiendo de su cercanía al andén de carga correspondiente, y la tecnología de voice picking instruye a los operadores sobre cómo cargar los pallets a la caja del transporte.
Por último, los operadores deben confirmar cada pallet embarcado leyendo en voz alta su código verificador. De esta manera, el sistema registra que los pallets correctos están en el transporte indicado.
Una tecnología que facilita los procesos…
De las operaciones logísticas dentro del almacén, puesto que los servicios de software para logística son un futuro inevitable para las empresas que siguen realizando sus procesos manualmente o utilizando papel para gestionar sus operaciones diarias.
Actualmente, se ha comprobado que el voice picking es uno de los sistemas que más optimizan los procesos porque asegura que los operadores reciban instrucciones precisas que puedan llevar a cabo con beneficios inmediatos en:
- Visibilidad de inventarios
- Tiempos, pedidos y capacidad operativa
- Mayor aprovechamiento del tiempo
- Recorridos más eficientes dentro del almacén
- Reducción de costos de distribución de cada artículo
- Mayor nivel de servicio en puntos de venta
- Cargas de trabajo equilibradas entre operadores
- Procesos más veloces y fluidos
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